Calendarizar!Há muita gente que uti­liza uma agenda para aumen­tar a sua pro­du­tivi­dade. Eu, sin­ce­ra­mente, sem­pre fui muito pouco orga­ni­zado neste aspecto. Isto até ter começado uma espé­cie de Agenda/Diário e anal­isado os benefícios.

O seg­redo não é o que reg­is­ta­mos, mas sim como reg­is­ta­mos e o que extraí­mos dela.

O ponto de viragem começou com o meu desejo (é claro!) de ser mais orga­ni­zado. O empurrão foi um gestor de pro­jecto de um cliente meu que tinha um caderno mole­sk­ine.

O caderno não é nada de espe­cial. Quer dizer, é… Bem, é um caderno, mas se é espe­cial ou não, ou se fazem lá uns feitiços na fábrica não faço ideia, mas o que é certo é que ao avaliar as pági­nas ini­ci­ais e as de agora há difer­enças sub­stan­ci­ais na plan­i­fi­cação do dia a dia.

Podem per­gun­tar: mas porque raio quero eu plan­i­ficar o meu dia a dia ? E ah-ha (não a banda sueca!), eureka e tal, porque segundo o nosso velho con­hecido Bob Par­sons, em duas das suas famosas e ver­dadeiras direc­ti­vas (a 9 e a 10): Meça tudo o que seja sig­nif­i­cante para si (Mea­sure every­thing of sig­nif­i­cance) e tudo o que não for gerido, deteriora-se (Any­thing that is not man­aged will deteriorate).

Nessa sequên­cia, quero, de facto, medir tudo o que é impor­tante para mim e gerir essas tare­fas durante o meu dia.

Assim, o meu mole­sk­ine começa no íni­cio de Fevereiro, muito tur­bu­lento (turbo lento!) e só no íni­cio de Maio começa a gan­har alguma com­pos­tura, com muitas alter­ações pelo cam­inho. E acaba por esta­bi­lizar com algu­mas peque­nas mudanças em mea­dos de Junho.

Onde abro o meu mole­sk­ine, defini a minha área da seguinte maneira:

agenda

Assim, do lado esquerdo deixo para notas e reca­dos, em baixo e, em cima, uti­lizo esse espaço para ideias out-of-the-box que tenho e coloco aí tópi­cos para desenvolver.

Do lado dire­ito é o meu espaço de con­t­role, por assim dizer. Como pos­suo um bud­get, tanto a nível finan­ceiro como a nível de con­sumo calórico, procuro aí desen­volver uma con­tabi­liza­ção acer­tada desses val­ores. Acima, tenho as min­has tare­fas da lista de to-do, geral­mente rela­cionadas com tra­balho. Os objec­tivos do dia são 10 e procuro colo­car aí uma mescla de todas as activi­dades em que estou envolvido para sen­tir que estou a avançar em todas as frentes. Caso tenha tempo e/ou alguns forem can­ce­la­dos ou adi­a­dos, passo aos 5 objec­tivos de baixo.

É impor­tante deter­mi­nar o tamanho dos objec­tivos. É difer­ente afir­mar um objec­tivo como “finalizar todos os posts que fal­tam”, que podem per­fazer uma grande quan­ti­dade, do objec­tivo “finalizar os posts do dia 12,13 e 14″ e exi­s­tir uma definição fechada do objec­tivo — e sem dúvida mais conseguível.

Do lado mais dire­ito reservo a con­trolo de estado de espírito e per­cepção. Se sinto que estou mal, de uma maneira ou de outra, desde o íni­cio, procuro atacar o sen­ti­mento com algu­mas téc­ni­cas de indução. Regra geral con­sigo, agora, reduzir o impacto que um mau acor­dar (ou bad hair day) tem no côm­puto final do meu rendimento.

Ainda não con­segui encon­trar as regras todas. Ao fim de sem­ana, mais ao domingo, desligo todo e qual­quer con­t­role, e depois recrimino-me na segunda, voltando ao reg­isto. Quando con­seguir definir, colo­carei num post, certamente.

Bons pro­jec­tos!

Um abraço e tudo de bom,

2 comments
Maria
Maria

Olá, Ricardo A minha agenda é mais: 2 tarefas importantes por dia. Tenho que fazer um update (esta palavra nunca mais será a mesma para mim) e o teu modelo parece bom. Qual é o modelo de moleskine?

Ricardo
Ricardo

Olá Maria, Uso o modelo de A5. Escolhi-o porque é mesmo dentro dos limites do meu bolso de casaco. A primeira separação vertical é, de facto, entre duas folhas do moleskine e, assim, sempre que viro uma página, a esquerda e a direita são 1 único dia. Para além disso, todo o brainstorm que eu vejo que pode ajudar a resolver um projecto ou que em si é pra ser aplicado numa ou noutra experiência, eu acabo por colocar em digital. Um abraço e bons projectos Ricardo