A minha Agenda – Como planificar o meu dia

Há muita gente que utiliza uma agenda para aumentar a sua produtividade. Eu, sinceramente, sempre fui muito pouco organizado neste aspecto. Isto até ter começado uma espécie de Agenda/Diário e analisado os benefícios.

O segredo não é o que registamos, mas sim como registamos e o que extraímos dela.

O ponto de viragem começou com o meu desejo (é claro!) de ser mais organizado. O empurrão foi um gestor de projecto de um cliente meu que tinha um caderno moleskine.

O caderno não é nada de especial. Quer dizer, é… Bem, é um caderno, mas se é especial ou não, ou se fazem lá uns feitiços na fábrica não faço ideia, mas o que é certo é que ao avaliar as páginas iniciais e as de agora há diferenças substanciais na planificação do dia a dia.

Podem perguntar: mas porque raio quero eu planificar o meu dia a dia ? E ah-ha (não a banda sueca!), eureka e tal, porque segundo o nosso velho conhecido Bob Parsons, em duas das suas famosas e verdadeiras directivas (a 9 e a 10): Meça tudo o que seja significante para si (Measure everything of significance) e tudo o que não for gerido, deteriora-se (Anything that is not managed will deteriorate).

Nessa sequência, quero, de facto, medir tudo o que é importante para mim e gerir essas tarefas durante o meu dia.

Assim, o meu moleskine começa no ínicio de Fevereiro, muito turbulento (turbo lento!) e só no ínicio de Maio começa a ganhar alguma compostura, com muitas alterações pelo caminho. E acaba por estabilizar com algumas pequenas mudanças em meados de Junho.

Onde abro o meu moleskine, defini a minha área da seguinte maneira:

Assim, do lado esquerdo deixo para notas e recados, em baixo e, em cima, utilizo esse espaço para ideias out-of-the-box que tenho e coloco aí tópicos para desenvolver.

Do lado direito é o meu espaço de controle, por assim dizer. Como possuo um budget, tanto a nível financeiro como a nível de consumo calórico, procuro aí desenvolver uma contabilização acertada desses valores. Acima, tenho as minhas tarefas da lista de to-do, geralmente relacionadas com trabalho. Os objectivos do dia são 10 e procuro colocar aí uma mescla de todas as actividades em que estou envolvido para sentir que estou a avançar em todas as frentes. Caso tenha tempo e/ou alguns forem cancelados ou adiados, passo aos 5 objectivos de baixo.

É importante determinar o tamanho dos objectivos. É diferente afirmar um objectivo como “finalizar todos os posts que faltam”, que podem perfazer uma grande quantidade, do objectivo “finalizar os posts do dia 12,13 e 14″ e existir uma definição fechada do objectivo – e sem dúvida mais conseguível.

Do lado mais direito reservo a controlo de estado de espírito e percepção. Se sinto que estou mal, de uma maneira ou de outra, desde o ínicio, procuro atacar o sentimento com algumas técnicas de indução. Regra geral consigo, agora, reduzir o impacto que um mau acordar (ou bad hair day) tem no cômputo final do meu rendimento.

Ainda não consegui encontrar as regras todas. Ao fim de semana, mais ao domingo, desligo todo e qualquer controle, e depois recrimino-me na segunda, voltando ao registo. Quando conseguir definir, colocarei num post, certamente.

Bons projectos!